Time-to-Hire: Definition, Berechnung und Optimierung für Unternehmen

Die Suche nach neuen Talenten ist oft ein Wettlauf gegen die Zeit. In einem Arbeitsmarkt, der immer dynamischer wird, zählt jede Woche – manchmal sogar jeder Tag. Eine zentrale Kennzahl im Recruiting ist deshalb die Time-to-Hire. Sie verrät Dir, wie lange Dein Unternehmen im Durchschnitt braucht, um eine Bewerberin oder einen Bewerber nach Eingang der Bewerbung einzustellen. Warum diese Zahl so entscheidend ist, wie Du sie berechnest und vor allem: wie Du sie verkürzen kannst – das erfährst Du in diesem Artikel.

Definition der Time-to-Hire

Die Time-to-Hire – zu Deutsch: Einstellungsdauer – misst den Zeitraum zwischen dem Eingang einer Bewerbung und dem Tag, an dem die Bewerberin oder der Bewerber den Arbeitsvertrag unterzeichnet. Es handelt sich also um die Zeitspanne, die Du als Unternehmen brauchst, um aus einem Interessenten eine neue Arbeitskraft zu machen. Sie beginnt ab dem Moment, in dem ein Kandidat aktiv wird (z. B. durch eine Bewerbung oder eine Kontaktaufnahme), und endet mit der finalen Zusage in Form eines unterschriebenen Arbeitsvertrags.

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Während die Time-to-Hire den Zeitraum zwischen Bewerbungseingang und Vertragsunterzeichnung misst, umfasst die Time-to-Fill den gesamten Prozess von der Genehmigung einer offenen Stelle bis zur endgültigen Besetzung. Die Time-to-Fill ist somit umfassender und beinhaltet auch interne Prozesse wie die Erstellung der Stellenanzeige und die Auswahl der Recruiting-Kanäle.

• Time-to-Fill beschreibt die Zeit vom internen Bedarf (z. B. durch Kündigung oder Erweiterung der Abteilung) bis zur tatsächlichen Besetzung der Stelle.
• Time-to-Hire beginnt erst mit der ersten konkreten Bewerbung und ist damit stärker von externen Faktoren abhängig.

Die Time-to-Fill ist damit stärker von internen Abstimmungen und dem allgemeinen Bewerbermarkt abhängig, während die Time-to-Hire konkrete Rückschlüsse auf Deinen Auswahl- und Entscheidungsprozess zulässt.

Formel: Berechnung der Time-to-Hire

Die Time-to-Hire lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen:

Time-to-Hire = Tag der Vertragsunterzeichnung – Tag des Bewerbungseingangs

Ein Beispiel:

Bewerbungseingang: 12. April

Vertragsunterschrift: 3. Mai

Daraus ergibt sich eine Time-to-Hire von 21 Tagen.

Für aussagekräftige Auswertungen solltest Du die Time-to-Hire mehrerer Einstellungen im Durchschnitt betrachten. Dazu addierst Du die Werte und teilst sie durch die Anzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum.

Beispielrechnung für mehrere Einstellungen:

3 Einstellungen mit 21, 26 und 17 Tagen: (21 + 26 + 17) ÷ 3 = 21,3 Tage durchschnittliche Time-to-Hire

Achte darauf, immer den gleichen Start- und Endpunkt zu verwenden – sonst sind Vergleiche kaum möglich.

Durchschnittliche Time-to-Hire

Die durchschnittliche Time-to-Hire variiert je nach Branche, Position und Unternehmensgröße. Die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland lag im Jahr 2025 bei 100 Tagen – bei Fachkräften oft deutlich kürzer (ca. 60 Tage).

Die Time-to-Hire ist kein fixer Wert, sondern das Ergebnis vieler Faktoren:

• Attraktivität der Arbeitgebermarke: Unternehmen mit starker Markenpräsenz und guter Reputation erhalten mehr qualifizierte Bewerbungen. Je höher die Bekanntheit und das Vertrauen in Deine Marke, desto kürzer wird die Time-to-Hire, da Bewerber schneller Zusagen treffen. 
• Qualität und Reichweite der Stellenanzeige: Wenn Du Deine Stellenanzeige auf den falschen Plattformen oder mit unklarer Ansprache veröffentlichst, dauert es länger, passende Kandidaten zu finden. Klare Formulierungen und gezieltes Ausspielen (z. B. über Social Media oder Jobportale) sind essenziell. Sonst stellt sich im Einstellungsprozess heraus, dass ein Kandidat eventuell nicht zu den Anforderungen passt und die Time-to-Hire verlängert sich. 
• Effizienz im Bewerbermanagement: Lange Reaktionszeiten, unklare Zuständigkeiten oder ineffiziente Interviewprozesse verzögern Entscheidungen. Ein gutes Bewerbermanagement-System beschleunigt diese Abläufe deutlich.
• Entscheidungsfreude der Fachabteilungen: Wenn HR und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten und klare Prozesse etabliert sind, lassen sich Einstellungen deutlich schneller abschließen.
• Digitale Tools und Automatisierung: Je moderner Dein Bewerbermanagementsystem, desto kürzer die Bearbeitungszeit und besser die Candidate Experience.
• Arbeitsmodelle: Auch hybride und remote Arbeitsmodelle können Prozesse beschleunigen, da Bewerbende flexibler Interviews wahrnehmen und eher Angebote annehmen.
• Wettbewerbssituationt: In stark umkämpften Bereichen mit Fachkräftemangel steigen sowohl die Anzahl der Angebote pro Kandidat als auch die Erwartung an Geschwindigkeit im Prozess.
  
  

Auswirkungen einer langen Time-to-Hire

Eine zu lange Time-to-Hire kann erhebliche Folgen für Dein Unternehmen haben – sowohl kurzfristig als auch langfristig. Denn während Unternehmen im Auswahlprozess zögern oder sich durch interne Abstimmungen ausbremsen lassen, sind Talente oft schon längst von agileren Wettbewerbern überzeugt worden. Die besten Kandidaten sind nicht lange verfügbar – sie erhalten schnell Angebote und entscheiden sich meist für die Firma, die am schnellsten, transparentesten und professionellsten auftritt.

Zudem wirkt sich eine verlängerte Time-to-Hire nicht nur auf einzelne Einstellungen, sondern auf das gesamte Recruiting- und Employer Branding aus. Je länger der Auswahlprozess dauert, desto mehr Ressourcen bindet er in Deinem Unternehmen – sowohl im HR-Team als auch bei Fachabteilungen und Führungskräften. Gleichzeitig entsteht nach außen ein Bild von Trägheit und Intransparenz, das potenzielle Bewerber abschrecken kann.

Hinzu kommt: Offene Stellen bedeuten nicht nur einen Produktivitätsverlust, sondern verursachen zusätzliche Kosten durch längere Laufzeiten von Stellenanzeigen, mehr Aufwand im Active Sourcing oder teure Interimslösungen. Auch bestehende Teams geraten zunehmend unter Druck – durch Überstunden, schlechte Stimmung oder sogar Kündigungen. All das hat langfristige Folgen für die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung.

• Absprünge qualifizierter Bewerber: Je länger sich ein Prozess zieht, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten zwischenzeitlich ein anderes Angebot annehmen oder das Interesse verlieren.
• Negative Candidate Experience: Ein langwieriger, intransparenter Bewerbungsprozess hinterlässt keinen guten Eindruck – und schädigt langfristig Deine Arbeitgebermarke.
• Steigende Kosten: Offene Stellen kosten Geld – nicht nur durch entgangene Produktivität, sondern auch durch zusätzliche Recruiting-Maßnahmen.
• Höherer Druck auf bestehende Teams: Wenn Stellen länger unbesetzt bleiben, müssen andere Mitarbeiter Aufgaben übernehmen – was zu Überlastung und Unzufriedenheit führen kann.
• Imageverlust: Gerade im digitalen Zeitalter teilen Bewerber ihre Erfahrungen öffentlich – zum Beispiel auf kununu oder Glassdoor. Ein schlechter Ruf im Bewerbungsprozess kann Dich langfristig Bewerbungen kosten.
  
  
  

Wie Technologie die Time-to-Hire beeinflusst

Die Digitalisierung hat auch auch das Recruiting in den letzten Jahren verändert. KI-gestützte Matching-Systeme können  Bewerbungen vorqualifizieren, Chatbots beantworten Fragen rund um die Uhr und automatisierte Video-Interviews beschleunigen die Vorauswahl.

Zudem ermöglichen Tools wie ChatGPT die schnelle Erstellung von Stellenanzeigen oder Absageschreiben, während Bewerbermanagementsysteme (z. B. Personio, Recruitee oder Softgarden) den gesamten Prozess abbilden und Echtzeit-KPIs liefern. Unternehmen, die diese Technologien strategisch einsetzen, schaffen es oft, ihre Time-to-Hire deutlich zu reduzieren.

5 Tipps, die Time-to-Hire mit Marketing zu kürzen

Eine schnelle Time-to-Hire beginnt oft schon vor der ersten Bewerbung – nämlich im Marketing. Hier sind fünf praxisnahe Hebel, die Dein Recruiting beschleunigen:

1. Zielgerichtetes Social Recruiting

Setze gezielt auf Social Media, um Stellenanzeigen auszuspielen – etwa über LinkedIn, Instagram oder TikTok. Nutze bezahlte Anzeigen, um Deine Reichweite zu steigern, und sorge durch Storytelling dafür, dass potenzielle Bewerber eine emotionale Bindung zu Deiner Marke aufbauen.

2. Karriereseite optimieren

Deine Karriereseite ist das digitale Aushängeschild Deines Unternehmens. Sorge dafür, dass Bewerber dort alle relevanten Infos finden – übersichtlich, mobilfreundlich und authentisch. Stelle Benefits, Werte und Menschen in den Fokus. Eine optimierte Karriereseite, stellt sicher, dass Arbeitgeber und Bewerber zueinander passen und sich schneller einig werden.

3. Performance-Tracking der Kanäle

Analysiere regelmäßig, über welche Kanäle die meisten qualifizierten Bewerbungen kommen – und wo sie hängen bleiben. Investiere mehr Budget in starke Kanäle, optimiere die schwachen oder schalte sie ab.
Achte außerdem darauf, Deine Stellenanzeigen für Google for Jobs zu optimieren (strukturierte Daten, klare Jobtitel, vollständige Angaben), damit Deine Jobs bei relevanten Suchanfragen möglichst weit oben erscheinen.

4. Talentpools aufbauen

Pflege einen eigenen Talentpool aus früheren Bewerbungen, Netzwerk-Kontakten oder Empfehlungen. So kannst Du bei neuen Vakanzen schnell auf einen Pool interessierter und bereits vorqualifizierter Kandidaten zurückgreifen – und sparst Dir Zeit im Einstellungsprozess.

5. Bewerber sofort binden

Kommuniziere transparent, wie der Bewerbungsprozess abläuft und welche Schritte folgen. So schaffst Du Vertrauen. Gleichzeitig solltest Du dafür sorgen, dass Rückmeldungen, Feedback und Einladungen zu Gesprächen zügig erfolgen – idealerweise innerhalb von 48 Stunden.

Fazit

Die Time-to-Hire ist eine zentrale Kennzahl im Recruiting – sie zeigt Dir, wie effizient und attraktiv Dein Unternehmen im Auswahlprozess ist. Wer seine Prozesse kennt und gezielt optimiert, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern gewinnt auch schneller die besten Talente. Mit modernen Marketingmaßnahmen kannst Du Deine Arbeitgebermarke stärken und dafür sorgen, dass Bewerbende schneller zum Vorstellungsgespräch und zur Unterschrift kommen. Ein klarer Wettbewerbsvorteil in Zeiten des Fachkräftemangels.