Im Recruiting geht es längst nicht mehr nur darum, Stellenanzeigen zu schalten und Bewerbungen zu sichten. Unternehmen stehen heute unter Druck, ihre Recruiting-Prozesse effizienter, schneller und erfolgreicher zu gestalten. Um diese Prozesse messbar und optimierbar zu machen, spielen Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) eine zentrale Rolle. In diesem Artikel erfährst Du, warum Recruiting-KPIs so wichtig sind, welche Kennzahlen besonders relevant sind und wie Du sie effektiv nutzt, um Dein Recruiting auf das nächste Level zu heben.
Recruiting-KPIs
Recruiting-KPIs sind Kennzahlen, mit denen Unternehmen die Effizienz und Qualität ihrer Personalbeschaffung messen. Sie helfen dabei, Schwachstellen im Recruiting-Prozess zu erkennen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die strategische Ausrichtung im Bereich Talent Acquisition zu verbessern. Dazu zählen zum Beispiel die Geschwindigkeit, mit der Positionen besetzt werden, die Qualität der eingestellten Mitarbeiter oder die Kosten, die für eine Neueinstellung anfallen.
Warum sind Recruiting-KPIs wichtig?
Recruiting-KPIs sind unverzichtbar, weil sie:
- Transparenz über den gesamten Einstellungsprozess schaffen
- Ressourcen effizienter steuern helfen
- den ROI von Recruiting-Maßnahmen sichtbar machen
- strategische Entscheidungen auf eine datenbasierte Grundlage stellen
- die Candidate Experience verbessern können
Quantitative und qualitative Kennzahlen kombinieren
Ein gutes Recruiting-Controlling vereint quantitative (z. B. Time-to-Hire, Cost-per-Hire) und qualitative Kennzahlen (z. B. Candidate Experience, Cultural Fit). Nur durch die Kombination beider Dimensionen lassen sich wirklich nachhaltige Entscheidungen treffen. Moderne ATS-Systeme (Personio, Greenhouse) erfassen KPIs live und integrieren KI-Predictive Analytics für bessere Quality-of-Hire-Prognosen.
Top 5 Recruiting-KPIs
Um den Erfolg und die Effizienz im Recruiting wirklich messen zu können, braucht es konkrete Kennzahlen. Die Auswahl der richtigen KPIs hilft Unternehmen dabei, ihren Einstellungsprozess systematisch zu bewerten, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt Optimierungen vorzunehmen. Dabei geht es nicht nur darum, wie schnell oder günstig eine Position besetzt wird – auch die Qualität der Neueinstellungen und die Zufriedenheit der Bewerbenden spielen eine große Rolle.
Im Folgenden stellen wir Dir fünf der wichtigsten Recruiting-KPIs vor, die Dir eine solide Grundlage für die Analyse und Weiterentwicklung Deiner Recruiting-Strategie bieten – jeweils inklusive kurzer Erklärung und Berechnungsformel, damit Du sofort loslegen kannst.
1. Time-to-Hire
Die Time-to-Hire misst, wie viel Zeit zwischen dem Start des Bewerbungsprozesses und der Vertragsunterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter vergeht. Sie zeigt, wie effizient der Recruiting-Prozess ist, und hilft dabei, Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Je kürzer die Time-to-Hire, desto effizienter ist der Recruiting-Prozess. Lange Besetzungszeiten können teuer sein und wertvolle Ressourcen binden.
Berechnung:
Time-to-Hire = Datum der Vertragsannahme – Datum der Stellenausschreibung
(Beispiel: Ausschreibung am 1. Mai, Einstellung am 20. Mai → Time-to-Hire: 19 Tage)
2. Cost-per-Hire
Die Cost-per-Hire zeigt an, wie viel Geld durchschnittlich für die Besetzung einer offenen Position aufgewendet wird. Dazu gehören Kosten für Anzeigen, Agenturen, interne Personalressourcen oder Software.
Eine realistische Einschätzung der Kosten pro Einstellung ermöglicht eine bessere Budgetplanung und zeigt auf, wo Einsparungspotenziale liegen
Berechnung:
Cost-per-Hire = (Summe aller Recruitingkosten) ÷ (Anzahl der Neueinstellungen)
(Beispiel: 50.000 € Recruitingbudget für 10 Einstellungen → Cost-per-Hire: 5.000 €)
3. Quality-of-Hire
Die Quality-of-Hire beurteilt die Qualität der eingestellten Kandidaten – etwa basierend auf deren Leistung, kultureller Passung oder langfristigem Verbleib im Unternehmen. Es ist eine qualitative KPI, die auf verschiedenen Faktoren basiert.
Nicht jede schnelle oder günstige Einstellung ist eine gute. Diese KPI misst, ob neue Mitarbeiter den Erwartungen entsprechen und zur Wertschöpfung beitragen.
Berechnung:
Quality-of-Hire (in %)= Leistung + Kultur-Fit + Retention, geteilt durch die Anzahl der Faktoren
(Übliche Skala: 1 bis 5 Punkte je Kriterium. Beispiel: Leistung = 4, Kultur-Fit = 5, Retention = 4 → Durchschnitt = 4,33)
4. Candidate Conversion Rate
Diese Kennzahl gibt an, wie viele Kandidaten, die sich beworben haben, am Ende tatsächlich eine Stelle antreten. Sie zeigt die Attraktivität der Stellenangebote und die Effizienz des Auswahlprozesses.
Eine niedrige Conversion Rate zeigt ineffiziente Prozesse oder eine schlechte Candidate Experience. Ziel ist es, möglichst viele passende Bewerber erfolgreich durch den Funnel zu führe
Berechnung:
Candidate Conversion Rate = (Anzahl der Einstellungen) ÷ (Anzahl der Bewerbungen) × 100
(Beispiel: 10 Einstellungen bei 200 Bewerbungen → Candidate Conversion Rate = 5 %)
5. Anzahl der Bewerbungen
Die reine Anzahl der eingegangenen Bewerbungen ist eine Basis-Kennzahl im Recruiting. Sie zeigt die Reichweite und die Sichtbarkeit der ausgeschriebenen Stellen.
Viele Bewerbungen sind zwar grundsätzlich positiv, aber Qualität geht vor Quantität. Trotzdem ist eine ausreichend große Bewerberbasis entscheidend, um eine gute Auswahl treffen zu können.
Berechnung:
Anzahl der Bewerbungen = Summe aller eingegangenen Bewerbungen im definierten Zeitraum
(Beispiel: 350 Bewerbungen im Quartal → Bewerbungsvolumen: 350)
Recruiting-KPIs richtig tracken
Damit Recruiting-KPIs aussagekräftig sind, müssen sie konsequent und korrekt erfasst werden. Nutze dafür professionelle Applicant Tracking Systeme (ATS), die automatisch wichtige Datenpunkte speichern und aufbereiten. Achte auf eine kontinuierliche Datenerhebung, konsistente Definitionen und regelmäßige Aktualisierungen. Nur so lassen sich Trends erkennen und Optimierungen ableiten.
Wichtig ist auch, KPIs nicht isoliert zu betrachten, sondern im Kontext: Eine niedrige Time-to-Hire klingt gut – aber nur, wenn gleichzeitig die Quality-of-Hire hoch bleibt. Ein regelmäßiges Reporting und Benchmarking gegenüber Vorperioden oder Branchenstandards helfen Dir, die richtigen Schlüsse zu ziehen.
Recruiting-KPIs erfolgreich interpretieren
Kennzahlen zu erheben, ist das eine – sie richtig zu interpretieren das andere. Vermeide den Fehler, Zahlen nur zum Selbstzweck zu tracken. Hinterfrage immer:
- Warum entwickelt sich ein Wert in eine bestimmte Richtung?
- Welche internen oder externen Faktoren beeinflussen die Entwicklung?
- Welche Maßnahmen könnten zur Verbesserung beitragen?
Ein Beispiel: Steigt die Cost-per-Hire plötzlich an, kann das auf ineffiziente Kampagnen, einen umkämpften Bewerbermarkt oder einen verschärften Fachkräftemangel hinweisen. Durch eine tiefergehende Analyse kannst Du gezielt reagieren – etwa durch Optimierung der Stellenanzeigen oder Anpassung der Sourcing-Strategien.
KPIs sollten zudem regelmäßig in strategische Entscheidungen einfließen, etwa bei Budgetverteilungen oder der Auswahl neuer Recruiting-Kanäle.
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Fazit
Recruiting-KPIs sind unverzichtbar, um den Erfolg Deiner Personalgewinnung zu messen und zu optimieren. Wer Kennzahlen systematisch erhebt, richtig interpretiert und daraus konsequente Maßnahmen ableitet, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente.
Ronja Kiso
