Social Media Guidelines für Mitarbeiter erstellen: Tipps & Strategien

Mittlerweile ist fast jedes Unternehmen in den sozialen Medien präsent. Und auch die Mitarbeiter haben ihre eigenen, privaten Accounts, mit denen sie Inhalte posten. Mit Social Media Guidelines regelst Du, wie Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter sich in den sozialen Netzwerken präsentieren. Sie bieten klare Richtlinien und regeln zum Beispiel, welche Posts erlaubt sind und welche nicht. Warum Social Media Guidelines eine immer größere Rolle spielen und wie Du Deine eigenen Social Media Guidelines erstellst, zeigen wir Dir in diesem Artikel.

Was sind Social Media Guidelines?

Social Media hat die Grenzen zwischen Privatem und Öffentlichem durchlässig gemacht. Das stellt vor allem Unternehmen vor eine Herausforderung: Sie müssen sich einerseits nahbar und menschlich zeigen, andererseits aber auch ihr professionelles Corporate Image wahren. Das wird umso schwieriger, je mehr Mitarbeiter im Namen des Unternehmens auf Social Media posten.

Hier kommen Social Media Guidelines ins Spiel: Sie legen Verhaltensgrundlagen für Deine Mitarbeiter fest und geben ihnen eine Richtungsanweisung, wie sie sich auf Plattformen wie Instagram, LinkedIn, Facebook oder TikTok im Einklang mit Deiner Unternehmensvision bewegen können. Die Guidelines sensibilisieren Deine Mitarbeiter dafür, dass sie sich zwar weiterhin online präsentieren dürfen, ihre Beiträge allerdings auch das Image ihres Unternehmens beeinflussen können.

Ganz wichtig: Deine Mitarbeiter sollten sich durch Deine Social Media Guidelines nicht in ihrer Freiheit eingeschränkt fühlen. Vielmehr stellen die Guidelines einen sicheren Rahmen für eine gelungene Online-Kommunikation dar. Social Media Guidelines klären darüber auf, wie sich Mitarbeiter am besten zu verhalten haben, wenn sie in sozialen Netzwerken aktiv sind – sowohl im Namen des Unternehmens als auch privat.

Die Bedeutung von Social Media Guidelines

Heutzutage kann ein einzelner Tweet ganze Karrieren gefährden. Deine Mitarbeiter sollten sich deshalb darüber im Klaren sein, dass unüberlegte Posts sich durchaus auch negativ auf das Image Deines Unternehmens auswirken können. Klar formulierte Social Media Guidelines helfen ihnen dabei, sich selbstsicher in den sozialen Medien zu bewegen und gleichzeitig Dein Unternehmen vor negativer Publicity zu schützen.

Neben dem Sicherheitsaspekt spielt auch das Branding eine große Rolle: Eine einheitliche Kommunikation über sämtliche Social-Media-Kanäle hinweg etabliert Dein Unternehmen als authentisch und vertrauenswürdig. Wenn Deine Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Beiträge bestmöglich formulieren und gestalten, wirft das umgekehrt also auch ein gutes Licht auf Dein Unternehmen.

Diese Punkte regeln Social Media Guidelines

Was genau Deine Social Media Guidelines abdecken, hängt natürlich von Deinem Unternehmen und dessen besonderen Anforderungen ab. Generell gilt: Je mehr Mitarbeiter Du hast und je aktiver Du die sozialen Medien nutzt, desto detaillierter sollten auch Deine Social Media Guidelines formuliert sein.

Zu den Themen, die Social Media Guidelines in der Regel abdecken, gehören u. a.:

• Verhaltenskodex: Der Code of Conduct legt fest, wie sich Mitarbeiter in den sozialen Medien bestmöglich verhalten. Welcher Tonfall ist angemessen und welcher nicht? Welche Posts sind bedenkenlos – und bei welchen Inhalten sollte man Vorsicht walten lassen?
• Trennung von Privat- und Berufsleben: Wie klar wird zwischen persönlichen Meinungen und Unternehmensstandpunkten unterschieden? Dabei gilt: Je höher in der Unternehmenshierarchie ein Mitarbeiter steht, desto eher werden auch dessen private Posts mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht.
• Schutz vertraulicher Informationen: Welche Informationen dürfen geteilt werden und welche fallen unter den Datenschutz? Sensibilisiere Deine Mitarbeiter dafür, dass z. B. bereits ein achtlos geschossenes und im Anschluss veröffentlichtes Foto aus dem Büro bedenklich im Hinblick auf den Datenschutz sein kann (wenn man etwa auf dem Foto einen Bildschirm mitsamt internen E-Mail-Adressen sehen kann o. ä.).
• Umgang mit Kritik: Wie sollten Mitarbeiter auf negative Kommentare oder Kritik an dem Unternehmen reagieren? Etabliere hier eine einheitliche Vorgehensweise, damit Du und Dein Team bestmöglich mit schwierigen Situationen umgehen können.
• Richtlinien zur Content-Erstellung: Die Social Media Guidelines haben auch Einfluss auf Deine Content Guidelines und somit auch auf Dein Marketing. Wenn Du und Dein Social Media Team also Inhalte für Euer Social-Media-Marketing erstellt, solltet ihr immer auch die Social Media Guidelines im Blick haben.

Social Media Guidelines erstellen – So geht's

Im besten Fall beziehst Du Deine Mitarbeiter so früh wie möglich in die Planung der Social Media Guidelines ein. Denn ohne eine enge Zusammenarbeit könnten die Guidelines im Anschluss eher als eine Liste von Verboten interpretiert werden. Damit das nicht passiert, solltest Du die Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter nicht außer Acht lassen.

So kannst Du Deine Social Media Guidelines aufbauen:

1. Einleitung: Gib Deiner Belegschaft einen Überblick über Deine Unternehmensvision und kläre sie darüber auf, warum Social Media Guidelines im heutigen digitalen Umfeld nötig sind. Im besten Fall bekommen Deine Mitarbeiter bereits zu Beginn das Gefühl, dass es sich um einen Leitfaden handelt – und keinesfalls um eine Beschneidung ihrer Freiheiten.
2. Allgemeine Kommunikationsregeln: In diesem Punkt kannst Du den sogenannten Tone of Voice Deines Unternehmens vorstellen. Die Mitarbeiter bekommen ein Gefühl dafür, welche Formulierungen zum Unternehmen passen und welche Wörter zu vermeiden sind. Das erleichtert auch die spätere Content-Erstellung.
3. Unterscheidung zwischen betrieblichen und privaten Posts: Du darfst Deinen Mitarbeitern nicht verbieten, privat das zu posten, was sie möchten. Du kannst ihnen aber sehr wohl Richtlinien an die Hand geben, die garantieren, dass auch ihre privaten Posts in einem möglichst guten Licht erscheinen. Mache ihnen klar, dass sie auch als Privatpersonen letztlich Botschafter Deines Unternehmens sind.
4. Rechtliches: Auch die sozialen Medien sind kein rechtsfreier Raum. Formuliere – am besten in Zusammenarbeit mit einem Rechtsprofi – welche Posts rechtlich zulässig sind und welche nicht.
5. Interventionsplan: Deine Social Media Guidelines helfen Dir dabei, dass es gar nicht erst zu schwierigen Situationen kommt. Trotzdem kannst Du Deinen Mitarbeitern einen Plan präsentieren, der sie und Dich dabei unterstützt, Unvorhergesehenes abzufangen.

Social Media Guidelines: Beispiele

Viele Unternehmen haben bereits umfangreiche Social Media Guidelines erstellt. Wir werfen einen Blick auf zwei beispielhafte Social Media Guidelines:

Social Media Guidelines Intel

Intel hat seine Social Media Guidelines auf einer Seite prägnant zusammengefasst. Die wichtigsten Punkte sind:

• Die Mitarbeiter von Intel sind dazu angehalten, bei ihren Posts den Hashtag #iamintel zu nutzen. Das stärkt den Zusammenhalt der Belegschaft und die Identifikation mit dem Unternehmen.
• Die Mitarbeiter sollen authentisch über die Themen schreiben, in denen sie sich auskennen.
• Die Mitarbeiter sollen keine Behauptungen aufstellen, die sich nicht nachprüfen lassen – insbesondere wenn es um Intel-Produkte geht.

Social Media Guidelines DATEV

Auch DATEV hat seine Richtlinien kurz und griffig formuliert. Hier die wichtigsten Punkte:

• Die Mitarbeiter von DATEV sind für ihre Inhalte selbst verantwortlich. Deshalb sollen sie in ihren privaten Posts von „ich“ statt von „wir“ sprechen.
• Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, sich an den DATEV Code of Business Conduct zu halten, der u. a. auch Punkte zum Datenschutz abdeckt.
• DATEV erinnert seine Mitarbeiter daran, dass Inhalte im Internet lange sichtbar bleiben und plädiert dafür, selbst in hitzigen Debatten einen kühlen Kopf zu bewahren.

Fazit

Social Media Guidelines regeln, wie sich Dein Unternehmen und vor allem Deine Mitarbeiter in den sozialen Medien präsentieren. Die Grenze von privaten und betrieblichen Posts verwischt immer mehr, sodass hier klare Richtlinien sehr hilfreich sind. Die Guidelines sind dabei nicht als Einschränkung zu verstehen, sondern ermöglichen es Deinen Mitarbeitern, sich in den sozialen Medien im besten Licht zu zeigen. Mit dem strategischen Einsatz von Social Media Guidelines sorgst Du nicht nur für ein sicheres Arbeitsumfeld, sondern auch für eine starke und konsistente Online-Präsenz.