Newsletter-Reporting: Die wichtigsten KPIs und wie Du sie steigern kannst

Newsletter sind eines der effektivsten Werkzeuge im digitalen Marketing, um Kunden langfristig zu binden und Umsätze zu steigern. Doch um den Erfolg von Newslettern zu bewerten und gezielt zu verbessern, ist eine regelmäßige Analyse der wichtigsten Kennzahlen notwendig. Genau hier kommt das Newsletter-Reporting ins Spiel. Doch welche KPIs sind entscheidend, wie lassen sie sich beeinflussen und welche Benchmarks gelten als Erfolgskriterien? In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über Newsletter-Reportings wissen musst – inklusive wertvoller Tipps zur Optimierung Deiner E-Mail-Kampagnen.

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Was ist ein Newsletter-Reporting – und welchen Nutzen hat es?

Als Newsletter-Reporting wird die schriftliche und systematische Auswertung aller relevanten Leistungskennzahlen (KPIs) einer E-Mail-Marketing-Kampagne bezeichnet. Unternehmen nutzen diese Daten, um den Erfolg ihrer Newsletter zu messen, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Ein gut durchdachtes Newsletter-Reporting bringt viele Vorteile, die dazu beitragen, die Effektivität von E-Mail-Kampagnen zu steigern und den langfristigen Erfolg sicherzustellen:

• Bessere Zielgruppenansprache: Durch die Analyse der KPIs lässt sich genau erkennen, welche Inhalte bei den Empfängern gut ankommen und welche weniger relevant sind. So können Newsletter gezielt auf verschiedene Segmente der Zielgruppe zugeschnitten werden, was die Leserbindung erhöht und die Wahrscheinlichkeit steigert, dass Inhalte auf Interesse stoßen. Die Analyse der KPIs hilft dabei, das Verhalten der Empfänger zu verstehen und Inhalte gezielter auf deren Interessen abzustimmen.
• Höhere Öffnungs- und Klickraten: Die Optimierung von Betreffzeilen, Versandzeiten und personalisierten Ansprachen führt dazu, dass mehr Empfänger den Newsletter öffnen und sich mit den Inhalten beschäftigen. Dadurch steigt die Interaktion mit dem Newsletter, was langfristig die Kundenbindung verbessert. 
• Reduzierung von Abmeldungen: Eine regelmäßige Auswertung der Newsletter-Performance hilft, problematische Inhalte oder zu hohe Versandfrequenzen zu identifizieren. Durch gezielte Anpassungen können Unternehmen verhindern, dass Empfänger sich aufgrund von irrelevanten oder zu häufigen E-Mails abmelden. Eine datenbasierte Anpassung der Inhalte sorgt dafür, dass weniger Empfänger den Newsletter abbestellen.
• Mehr Conversions: Ein effektives Newsletter-Reporting ermöglicht es, die gesamte Customer Journey zu optimieren. Durch eine gezielte Platzierung von Call-to-Actions, ansprechende Inhalte und eine logische Strukturierung der E-Mails können Unternehmen mehr Empfänger dazu bewegen, Käufe zu tätigen, Anfragen zu stellen oder sich für Dienstleistungen zu registrieren. Ein effektives Reporting ermöglicht es, Conversion-Strecken zu optimieren und die Rentabilität des E-Mail-Marketings zu erhöhen.

Die wichtigsten Newsletter-KPIs im Überblick

Um den Erfolg eines Newsletters zu bewerten, gibt es eine Reihe essenzieller Kennzahlen, die regelmäßig überwacht werden sollten. Jede KPI liefert wertvolle Einblicke und zeigt Optimierungspotenziale auf.

1. Zustellrate

Die Zustellrate gibt an, wie viele der versendeten E-Mails tatsächlich im Posteingang der Empfänger landen. Sie wird in Prozent angegeben und sollte möglichst hoch sein, um sicherzustellen, dass die Newsletter tatsächlich ankommen.

Wie kann die Zustellrate verbessert werden?

• Eine saubere und gepflegte Empfängerliste mit validen Adressen nutzen
• Spam-Trigger in Betreffzeilen und E-Mail-Inhalten vermeiden
• Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC einrichten

Gute Benchmarks für die Zustellrate:

• Eine Zustellrate von 98 % oder höher gilt als sehr gut.
• Werte unter 95 % deuten auf Probleme mit der E-Mail-Liste oder Spam-Filtern hin.

2. Bouncerate

Die Bouncerate gibt den Prozentsatz der nicht zugestellten E-Mails an. Es wird zwischen „Hard Bounces“ (dauerhafte Fehler, z. B. ungültige Adressen) und „Soft Bounces“ (vorübergehende Fehler, z. B. voller Posteingang) unterschieden.

Wie kann die Bouncerate reduziert werden?

• Regelmäßiges Bereinigen der E-Mail-Liste von inaktiven oder fehlerhaften Adressen
• Double-Opt-in-Verfahren nutzen, um sicherzustellen, dass die Adressen korrekt sind
• Blacklists und Spam-Filter überwachen

Gute Benchmarks für die Bouncerate:

• Eine Bouncerate unter 2 % ist ideal.
• Werte über 5 % erfordern eine Überprüfung der Adressqualität.

3. Öffnungsrate

Die Öffnungsrate zeigt, wie viele Empfänger den Newsletter tatsächlich geöffnet haben. Sie ist ein wichtiger Indikator für die Relevanz der Betreffzeilen und das Vertrauen der Empfänger in den Absender.

Wie kann die Öffnungsrate verbessert werden?

• Attraktive, personalisierte Betreffzeilen mit klarer Aussage formulieren
• Den richtigen Versandzeitpunkt testen und optimieren
• Eine starke Absender-Reputation aufbauen

Gute Benchmarks für die Öffnungsrate:

• Branchenübergreifend liegt die Öffnungsrate meist zwischen 20 % und 30 %.
• Alles über 30 % gilt als ausgezeichnet.

4. Klickrate

Die Klickrate (Click-Through-Rate, CTR) gibt an, wie viele Empfänger auf Links oder Call-to-Actions im Newsletter geklickt haben. Sie zeigt, wie ansprechend und relevant die Inhalte sind.

Wie kann die Klickrate erhöht werden?

• Klare Call-to-Actions (CTAs) mit Mehrwert und gut sichtbarer Platzierung
• Segmentierung der Empfänger, um relevantere Inhalte zu bieten
• Interaktive Elemente wie Buttons oder Bilder nutzen

Gute Benchmarks für die Klickrate:

• Eine CTR von 2 % bis 5 % ist ein guter Durchschnitt.
• Alles über 5 % deutet auf sehr ansprechende Inhalte hin.

5. Conversion Rate

Die Conversion Rate gibt an, wie viele Empfänger eine gewünschte Aktion durchgeführt haben – z. B. einen Kauf getätigt, ein Formular ausgefüllt oder sich für ein Event angemeldet.

Wie kann die Conversion Rate optimiert werden?

• Klare und überzeugende Landingpages erstellen
• Angebote oder Rabatte als Anreize nutzen
• Die Customer Journey vereinfachen, um Hürden beim Abschluss zu reduzieren

Gute Benchmarks für die Conversion Rate:

• Je nach Branche liegt die durchschnittliche Conversion Rate zwischen 1 % und 3 %.
• Werte über 5 % gelten als exzellent.

6. Abmelderate

Die Abmelderate zeigt, wie viele Empfänger sich nach dem Erhalt eines Newsletters abmelden. Eine hohe Rate deutet darauf hin, dass die Inhalte nicht relevant oder zu häufig versendet werden.

Wie kann die Abmelderate gesenkt werden?

• Inhalte personalisieren und auf die Interessen der Zielgruppe abstimmen
• Die Versandfrequenz anpassen, um Überforderung zu vermeiden
• Transparente Erwartungen bei der Anmeldung setzen

Gute Benchmarks für die Abmelderate:

• Eine Abmelderate unter 0,5 % ist unbedenklich.
• Werte über 1 % erfordern eine Optimierung der Inhalte.

5 Tipps, wie man Newsletter optimieren kann

Ein erfolgreiches E-Mail-Marketing erfordert mehr als nur regelmäßige E-Mails. Damit die Kampagnen langfristig erfolgreich sind, sollten sie kontinuierlich analysiert und optimiert werden. Hier sind fünf bewährte Methoden, um die Performance Deiner Newsletter nachhaltig zu verbessern.

• Segmentiere Deine Empfängerliste gezielt: Je genauer Du Deine Abonnenten nach Interessen, Kaufverhalten oder anderen Kriterien gruppierst, desto relevanter werden Deine Inhalte – und desto höher fallen Öffnungs- und Klickraten aus.
• Teste verschiedene Betreffzeilen: Eine gut formulierte Betreffzeile ist entscheidend für den ersten Eindruck. Führe A/B-Tests durch, um herauszufinden, welche Formulierungen am besten funktionieren und die höchste Öffnungsrate erzielen.
• Optimiere das Design für Mobilgeräte: Mehr als die Hälfte aller E-Mails wird auf Smartphones gelesen. Stelle sicher, dass Dein Newsletter responsive ist und sich auf allen Endgeräten optimal anzeigen lässt.
• Nutze E-Mail-Automation für mehr Relevanz: Automatisierte Workflows, wie Willkommensserien oder Follow-up-Mails, helfen, personalisierte Inhalte zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person zu senden.
• Analysiere regelmäßig Deine KPIs und passe die Strategie an: Die kontinuierliche Auswertung von Kennzahlen gibt Dir wertvolle Hinweise darauf, welche Maßnahmen erfolgreich sind und wo Verbesserungspotenzial besteht. Ein regelmäßiges Reporting ist daher unerlässlich.

Fazit

Newsletter-Reportings sind unerlässlich, um den Erfolg von E-Mail-Kampagnen zu messen und zu verbessern. Wer die wichtigsten KPIs kennt und regelmäßig analysiert, kann gezielt Optimierungen vornehmen und die Performance nachhaltig steigern. Durch strategische Segmentierung, ansprechende Inhalte und kontinuierliche Anpassungen lassen sich langfristig bessere Ergebnisse erzielen. Ein datengetriebenes Newsletter-Marketing führt nicht nur zu höheren Klickraten, sondern stärkt auch die Kundenbindung und trägt nachhaltig zum Unternehmenserfolg bei.